PENGEMBANGAN SISTEM OTOMATISASI PENOMORAN SURAT KELUAR BERBASIS GOOGLE SHEETS DAN APPS SCRIPT UNTUK MENINGKATKAN EFISIENSI LAYANAN ADMINISTRASI
DOI:
https://doi.org/10.38048/jcm.v1i5.6933Keywords:
Sistem Pemonoran Surat, Google Sheet, Google AppscriptsAbstract
Penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan dan mengimplementasikan sistem otomatisasi penomoran surat keluar berbasis Google Sheets dan Google Apps Script guna meningkatkan efisiensi dan konsistensi layanan administrasi di lingkungan perguruan tinggi. Sistem dirancang untuk mengintegrasikan proses permintaan surat melalui Google Form, pengelolaan basis data pada Google Sheets, serta mekanisme auto-generate nomor surat yang terhubung dengan pembuatan dokumen secara otomatis. Pengujian dilakukan pada periode Oktober–Desember 2025 dengan total 1.328 surat keluar, terdiri atas 843 surat (63,5%) yang diproses melalui sistem otomatis dan 485 surat (36,5%) yang dikelola secara manual untuk kebutuhan administratif fleksibel tingkat fakultas. Hasil validasi terhadap 843 surat otomatis menunjukkan tidak ditemukan duplikasi nomor, tidak terdapat ketidaksesuaian format kode surat, serta seluruh nomor tersusun secara berurutan sesuai tanggal penerbitan. Meskipun terdapat 195 selisih urutan nomor, hal tersebut disebabkan oleh penggunaan nomor bersama pada mekanisme manual dan tidak memengaruhi integritas sistem. Temuan ini menunjukkan bahwa sistem yang dikembangkan mampu menjaga konsistensi dan keunikan nomor surat, meningkatkan efisiensi pengelolaan administrasi, serta mendukung tata kelola persuratan yang lebih terstruktur dan akuntabel di lingkungan perguruan tinggi.
References
Anatasia, B. (2024). Strategi Optimalisasi Administrasi Sekolah dalam Meningkatkan Mutu Layanan Pendidikan di UPTD SMPN 2 Parepare. Jurnal Managemen Pendidikan Islam (Edium), 2(2), 96–107.
Asqia, M., Aditiyawijaya, H., Zulkarnain, Y., Fadlila, A., & Imaduddin, Z. (2022). Pengembangan Sistem Pengajuan Surat Berbasis GSuite Untuk Meningkatkan Kemudahan Akses Layanan Administrasi Akademik Untuk Mahasiswa. Teknika, 11(3), 197–207. https://doi.org/10.34148/teknika.v11i3.547
Asry, A. I. (2022). Implementation of Google App Script in Cloud-Based Data Search Application. JEAT?: Journal of Electrical and Automation Technology, 1(2), 88–93.
Cindy, Ramdhani, R. D., Kalsum, U., & Juliana. (2024). Analisis Kesalahan Penulisan Surat Dinas: Studi Kasus di SMP Negeri 2 Sangatta Utara. Ahsan: Jurnal Ilmiah Keislaman Dan Kemasyarakatan, 1(1), 81–90.
Diana, D., Ekasari, H., Informasi, S., & Sti, S. J. (2021). Manajemen Tata Kelola Sistem Informasi Dokumentasi Surat Bagian Administrasi Umum Perguruan Tinggi. Jurnal Ilmiah Komputasi, 20(1), 109–115. https://doi.org/10.32409/jikstik.20.1.2702
Farhatuaini, L. (2024). Design and Development of Letter Management System to Enhance Student Services in Distance Learning Program. Journal of Data Science And Informatics, 2(1), 1–11.
Florencondia, N. T., Ladignon, C. M., & Muldong, R. M. C. (2024). Enhancing Performance Metrics?: A Google Looker Studio Approach to Key Performance Indicator ( KPI ) Management System for Homecorp Offshore Drafting Team. ETJ - Engineering and Technology Journal, 09(05), 4076–4088. https://doi.org/10.47191/etj/v9i05.25
Furr, N., Ozcan, P., & Eisenhardt, K. M. (2022). What is digital transformation?? Core tensions facing established companies on the global stage. Global Strategy Journal - WILEY, December 2021, 595–618. https://doi.org/10.1002/gsj.1442
Malik, M., & Sime, J. A. (2025). Teamwork , Co-Regulation , and Socially Shared Regulation Skills within Engineering Education Studies?: A GenAI-Assisted Scoping Review. Engineering Educators Bringing the World Together.
Massoud, O. S. (2024). A Comparative Analysis of Educators ’ and Students ’ Perceptions on Google Sheet and Document in Academic Settings. Sophia University Junior College Division Faculty Journal, 69–92.
Napitupulu, M. B., Sibagariang, S., Sihombing, Z. A. N., & Turnip, H. (2022). Pentingnya Administrasi dalam Pendidikan. Pediaqu?: Jurnal Pendidikan Sosial Dan Humaniora, 1(4), 214–222.
Pandi, A. (2022). Peran Tenaga Administrasi Dalam Meningkatkan Mutu Layanan Administrasi Di Mts. Hidayatul Muhsinin. MUDIR (Jurnal Manajemen Pendidikan), 4. http://ejournal.insud.ac.id/index.php/mpi/index
Rianti, S., Mappincara, A., & Wahed, A. (2021). Peran Tenaga Administrasi Sekolah Dalam Layanan Administrasi di SMP Cokroaminoto Tamalanrea Makassar. EDUSTUDENT: Jurnal Ilmiah Pendidikan Dan Pengembangan Pembelajaran, X(X), 20–20.
Rindho, D. C. Y., & Dirgahayu, T. (2024). Pengembangan Sistem Informasi Toko Kelontong Berbasis Google Apps Script pada Toko Asih. Technologia?: Jurnal Ilmiah, 15(4), 930–941. https://ojs.uniska-bjm.ac.id/index.php/JIT/index
Rosanti, R. L., & Swalaganata, G. (2024). Implementasi Google App Script untuk Input Data pada Database Master Data. Riset Dan E-Jurnal Manajemen Informatika Komputer, 8, 117–129. https://doi.org/http://doi.org/10.33395/remik.v8i1.13273
Sebullen, M. T., & Jimenez, O. B. (2024). Examining the Impact of Administrative Support on Transformational Leadership and Teacher Job Satisfaction. International Journal of Research and Scientific Innovation (IJRSI), XI(2321). https://doi.org/https://doi.org/10.51244/IJRSI.2024.1110066
Simanullang, N., Widodo, P., & Yudhistira, A. I. (2024). The Development of a Digitalization System for Electronic-Based Lettering Services at The Faculty of Social Sciences and Law Universitas Negeri Surabaya. Proceedings of the International Joint Conference on Science and Engineering 2024 (IJCSE 2024), 2024(Ijcse). https://doi.org/10.2991/978-94-6463-626-0
Storozhenko, L., Olshanskyi, O., Stativka, N., Storozhenko, L., Olshanskyi, O., & Stativka, N. (2024). Public Administration in the Context of Digital Transformation?: Innovations and Challenges. Revista de Cercetare Si Interventie Sociala, 3410. https://doi.org/https://doi.org/10.33788/rcis.85.8
Wahab, M. N., & Bhakti, H. D. (2026). Perancangan Sistem Pendaftaran Peserta Magang Berbasis Website Menggunakan Framework Laravel Studi Kasus Pt Cipta Nirmala Gresik. JITET (Jurnal Informatika Dan Teknik Elektro Terapan), 14(1). https://doi.org/http://dx.doi.org/10.23960/jitet.v14i1.8656
Wulan, S., & Dirgahayu, T. (2024). Pengembangan Sistem Informasi Pendanaan Sumber Daya Manusia Menggunakan Google Apps Script. Edusaintek: Jurnal Pendidikan, Sains Dan Teknologi, 11(4), 2238–2254. https://doi.org/https://doi.org/10.47668/edusaintek.v11i4.1448
